شیوه کارسپاری به دیگران

 اولین امر در کارسپاری به دیگران، شناخت افراد است.
 

چکیده: در یک سازمانی که مسئولین آن به دنبال رشد افراد هستند، کارها باید به گونه ای درست به افراد شایسته محول شد. انجام این امر نیاز به طی مراحلی است که در این نوشتار بدان پرداخته ایم. با ما همراه باشید.
 
تعداد کلمات 885 / تخمین زمان مطالعه 4 دقیقه

برای آنکه کارسپاری تان موفقیت آمیز باشد، باید وظیفه ی مورد نظر و انتظارات خود را به طور کامل برای فردی که آن را بر عهده خواهد گرفت توضیح دهید. وقتی حوزه و اختیارات آن را برای کارمندتان توضیح می دهید، دیدگاه او را اتخاذ کنید تا مطمئن شوید تمامی اطلاعات لازم را منتقل می کنید. نکته ی دیگری که برای موفقیت کار محول شده به همین اندازه اهمیت دارد این است که چگونه حوزه و اختیارات وظیفه ی مورد نظر را به اعضای دیگر گروه تان منتقل می کنید.
 

 زمانی را به مرور جزئیات کار اختصاص دهید، و بهتر است این کار در جلسه ای رودررو صورت گیرد. برای کسب اعتماد و پیشگیری از سوء برداشت، تمامی ابعاد کار را به بحث بگذارید. انتظارات تان را به طور دقیق مشخص کنید، و تعهد کارمند مورد نظر به پروژه را به دست آورید.

در این جلسه ی مهم باید:

1. وظیفه، پروژه، و یا نقش مورد نظر را توصیف کنید. هدف کار را به روشنی بیان کنید. توضیح دهید که این کار چگونه برای گروه، واحد، و سازمان تان با تصویر کلی تطابق می یابد. ممکن است با توجه به جایگاهی که در سلسله مراتب دارید این مسائل برای شما واضح به نظر برسد، اما شاید از دید کارمندتان این گونه نباشد.

2. مطالب پیش زمینه را مطرح کنید. هر گونه متن، صفحه گسترده، اطلاعات، یا محتوا و مطلبی را که کارمندتان برای انجام کار نیاز خواهد داشت بررسی کنید.

3. منابع و پشتیبانی موجود را تعیین کنید. مشخص کنید کارمندتان چه پشتیبانی از جانب شما نیاز خواهد داشت. اگر آموزش یا راهنمایی خاصی مورد نیاز است، درباره ی چگونگی آن صحبت کنید. نیاز به مطالب و کارکنان بیشتر برای برآوردن اهداف کار را بررسی کنید.

4. مهلتی عملی با مهلت های زمانی مورد توافق ایجاد کنید. تمایل کارمند خود به مشارکت را به دست آورید تا مطمئن شوید انجام کار در مهلت تعیین شده امکان پذیر است. از زمان بندی ها و امکان همکاری دیگر افراد و عوامل مهم درمسئولیت های فعلی کارمندتان کمک بگیرید.

5. میزان اختیاری را که می خواهید اعطا کنید مشخص کنید. با استفاده از چند مثال، رهنمودهای روشنی تعیین کنید که نشان دهد کارمندتان چه زمانی می تواند به صورت مستقل عمل کند و چه زمانی باید با شما مشورت کند.

6. درباره ی معیارهای عملکرد، معیارهای موفقیت، و میزان مسئولیت توافق کنید. معیارهای قاطعی برای کیفیت، زمان، هزینه، و متغیرهای دیگر تعیین کنید. بر مسئولیت کارمندتان در رعایت این معیارها تأکید کنید.

7. فرایندی برای پیگیری و بازخورد تعریف کنید. معاهده ای برای گزارش های منظم پیشرفت ایجاد کنید که شامل فواصل زمانی (هفتگی یا ماهانه) و روش آن (ایمیل، جلسه با کارکنان، یا به صورت فرد به فرد با شما) باشد.

8. درباره ی مشارکت ممکن خود صحبت کنید. مشخص کنید اگر اهداف مورد انتظار از کار، پروژه، یا نقش مورد نظر در معرض خطر باشند و یا مشکلات بزرگی ایجاد شود، شما چگونه و چه زمانی مداخله خواهید کرد.

توصیف جزئیات کاری که باید انجام شود و زمان و نحوه ی برقراری ارتباط درباره ی آن ، کارسپاری شما را در مسیر موفقیت قرار خواهد داد. اگر پیش از موعد مقرر با کارکنان تان دربارهی نحوه ی نظارت خود بر پروژه و ارائه ی بازخورد صحبت کنید ، نقش تان همراه با مداخله ی کمتری به نظر خواهد رسید.
پس از جلسه تان یاد داشتی بنویسید و در آن نکات اصلی بحث را خلاصه وار ذکر کنید . و بهتر از آن این است که از کارمند خود بخواهید یاد داشتی شامل خلاصه ی بحث آماده کند. این کار باعث می شود بتوانید درک کارمندتان از این وظیفه را ارزیابی کنید.
 

 در توضیح حوزه ی وظیفه ی محول شده به گروه تان و نیز هر گونه اطلاعات مرتبطی پیش قدم شوید. پیام واضح و روشن شما از ایجاد رنجش و رقابت منفی در کارکنان جلوگیری خواهد کرد. نگرش صریح و پذیرش از جانب شما باعث می شود آنها به شما اعتماد پیدا کنند.
این مثال را در نظر بگیرید: برای پشتیبانی از برآوردهایی که برای ملزومات بلندمدت فضای شرکت دارید، مایکل را که کارمندی جدید، صمیمی، و اجتماعی است مأمور کرده اید اطلاعات مربوط به رجحان های کاری هر فرد گروه تان را جمع آوری کند.
اگر پیش از آنکه مایکل شروع به پرسیدن سؤالات شخصی از همه کند (مانند اینکه آیا می خواهند در شرکت کار کنند یا بیرون از شرکت، با ساعات ثابت می توانند بهره وری بیشتری در کار داشته باشند یا با ساعات گردشی، و اینکه آیا حس می کنند نیازی به جلسات مداوم با کارکنان وجود دارد یا خیر) نتوانید نقش او را در پروژه توضیح دهید، ممکن است ناخواسته باعث شایعات بی اساس و ناآرامی در گروه تان شوید.
وقتی وظیفه ی مورد نظر تعیین و برای گروه توضیح داده شد، نوبت به نظارت بر کار می رسد. شما باید بدون مدیریت مداخله گرانه پشتیبانی و بازخورد ارائه دهید، تمایز ظریفی که تشخیص آن را در فصل بعد خواهید آموخت.
 
منبع: کتاب «مدیر 20 دقیقه ای هاروارد (کارسپاری)»
نوشته: نرگس شفیعی